Fileupload & Datenquellen

Der interne Wissenszugriff mit KI zählt zu den wichtigsten Anwendungsfällen in Unternehmen, bei denen unser KI-Assistent seine Stärken ausspielen kann. Sobald alle relevanten Datenquellen Deines Unternehmens angebunden sind, eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten, das System schrittweise zu erweitern und neue, automatisierte Workflows zu etablieren. Du wirst dadurch bei deinen täglichen Aufgaben deutlich entlastet und kannst Routineprozesse spürbar schneller abschließen.

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Mögliche Datenquellen

Unser Assistent kann auf unterschiedliche „Wissensquellen“ zugreifen. Welche davon angebunden werden, hängt von den Anforderungen deines Unternehmens ab:

1. Unternehmensweit verfügbare Dokumente Oft existieren bereits zentrale Handbücher, Produktkataloge oder Richtlinien, die allen Mitarbeitenden zugutekommen.

2. Eigene (private) Ordner und hochgeladene Dokumente Du kannst auch persönliche PDFs oder Word-Dateien hochladen, sofern Dein Unternehmen das anbietet. Diese bleiben in einem privaten Bereich, sind aber ebenso voll durchsuchbar für Deinen KI-Assistenten.

3. Microsoft SharePoint-Bibliotheken Wer in SharePoint seine Teamsites und Projektordner pflegt, kann sie über eine Schnittstelle anbinden.

4. SFTP-Server oder Netzlaufwerke Mit einer gesicherten Verbindung können auch klassische Netzlaufwerke oder SFTP-Ordner eingebunden werden – praktisch, wenn viele Daten auf File-Servern liegen.

5. Intranet- oder Wiki-Beiträge Viele Unternehmen lagern FAQs, Prozesse und Artikel im Intranet oder Wiki. Auch diese lassen sich häufig per API bequem anbinden.

6. CRM- und ERP-Systeme Kundendaten, Bestellinformationen oder Produktdetails liegen in CRM- bzw. ERP-Systemen. Der KI-Assistent kann diese Daten abrufen und aufbereiten, z. B. um schnell Bestellhistorien zu finden oder Kontaktdaten bereitzustellen.

7. Dokumentenmanagement-System (DMS) Rechnungen, Verträge oder andere Geschäftsdokumente bewahrt ihr häufig in einem DMS auf. Die KI kann solche Inhalte gezielt indexieren und beim Prompt die jeweilige Textstelle anbieten – kein langes Suchen mehr.

8. Briefeingänge Dein Unternehmen erhält täglich Post? Ein digitaler Posteingangsscanner und der KI-Assistent können Briefe analysieren, Daten extrahieren und sie automatisch verteilen.

9. Ticket- oder Supportsysteme Häufig werden Serviceanfragen in Systemen wie JIRA oder ähnlichen Tools verwaltet. Eine Verbindung schafft schnellen Zugriff auf frühere Tickets, Lösungen und FAQ-Einträge.

10. E-Mail- und Chat-Verläufe Wer beispielsweise MS Teams oder Slack nutzt, kann Teile der Chat-Historie anbinden, sodass die KI frühere Diskussionen durchsuchen und wichtige Stellen z. B. für den Support oder Projektarbeit hervorheben kann.

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Warum sich die Anbindung unterschiedlicher Quellen lohnt

Das Anbinden mehrerer Datenquellen ist ein Prozess, der nach der Testphase angestoßen und kontinuierlich gepflegt wird. Sind unterschiedliche Datenquellen angebunden, ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Zentrale Recherche Du stellst eine Frage – der KI-Assistent durchsucht alle angebundenen Systeme für Dich.

• Neue Workflows Mit jeder weiteren Datenquelle lassen sich neue Prozesse automatisieren (z. B. das automatische Beantworten einfacher Kundenanfragen).

• Entlastung für alle Der Assistent übernimmt die mühsame Suche, sodass Du und deine Kollegen sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

• Flexibel starten Du kannst klein anfangen (etwa nur mit ein paar PDFs) und bei Bedarf weitere Systeme hinzufügen. Jede neue Quelle steigert den Nutzen.

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Vielleicht hast Du schon Ideen, wie diese Datenquellen in konkrete Prozesse eingebaut werden könnten – zum Beispiel automatische Statusupdates im CRM oder Bot-basierte Kundendialoge. Wie du solche Ideen in der Praxis umsetzt und zu greifbaren Anwendungsfällen ausbaust, erfährst du hier.

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